Haal het maximale uit de budgettering, spiegel met de markt

Het najaar staat voor veel bedrijven in het teken van de budgets voor volgend jaar. Dit jaarlijkse proces kan een enorme boost geven aan het bedrijf, door mensen te activeren en focus te geven. Het kan ook ervaren worden als een moeizame en tijdrovende periode, met veel getouwtrek. Annual Insight biedt klanten al meer dan 10 jaar data-gedreven inzichten die het verschil maken in besluitvormingsprocessen, zoals de budgetteringsronde. Dit leverde de volgende learning op: te vaak wordt er onvoldoende rekening gehouden met de markt. Ook cijfers uit ons onderzoek naar budgettering onder 50 foodbedrijven bevestigen dit beeld. Maar door COVID-19 is het belangrijker dan ooit om beslissingen op data te baseren, omdat het oude plaatje van de markt niet altijd meer klopt. Daarom hebben we in dit artikel een aantal tips opgesteld zodat je tijdens het budgeteringsproces van dit jaar verder kunt kijken dan de resultaten van vorig jaar.

Jeroen Lustig

11 augustus 2020

Begin het budgetproces met een data-gedreven kick-off

Budgetten worden jaarlijks vastgesteld op basis van de resultaten van het vorige jaar. Tussentijds wordt vaak nog bijgestuurd. Hierbij kijken de meeste bedrijven vooral naar hun eigen cijfers en blijft de spiegel met de markt achterwege. Maar zonder context word je daar als bedrijf niet veel slimmer van. Maak daarmee de budgetcyclus een moment van reflectie en open deze voor uitdaging en inspiratie van buiten. Dit heeft drie positieve uitkomsten:

1. De kwaliteit van gestelde targets is hoger
2. Het besluitvormingsproces omtrent deze targets is objectiever en verloopt daardoor soepeler
3. Het is makkelijker om draagvlak en energie in de organisatie te creëren

Hoe begin je? First things first; draai het proces dit jaar om. Trap af met een kick-off sessie waarin je antwoord geeft op de volgende vragen:

  • Hoe presteren wij t.o.v. de concurrentie en de markt? Op welke KPI’s zijn wij sterk, en waar kunnen we het beter doen? Hoeveel beter?

  • Wat zijn de kernprioriteiten voor komend jaar t.a.v. onze lange termijn strategie?

  • Wat zijn onze gezamenlijke ambities? Waarin ambiëren we de beste in de markt te zijn? Hoe komt dat terug in onze budgets?

Met deze antwoorden geef je leiding en richting en breng je via data een dosis objectiviteit in het proces. Betrek in deze sessie alle mensen die een belangrijke rol spelen in de budgetvorming.

Wat heb je hier voor nodig?

  • Een data-gedreven concurrentie- en marktvergelijking

  • Een duidelijke strategie, die je kunt vertalen naar kwantitatieve doelstellingen

  • Een cultuur die open staat voor reflectie en uitdaging

Wat kun je doen om de budgettering te spiegelen met de markt?

Naar aanleiding van ons onderzoek hebben wij 4 tips opgesteld.

TIP 1: Baseer je budget op feiten
Uit onze cijfers blijkt dat het zwaartepunt qua tijdsbesteding in het budgetproces vaak ligt bij discussie en overleg. Het budgetproces is gebaat bij een open dialoog die de kern raakt. Dit kan bereikt worden door objectieve informatie van buiten de organisatie in te brengen. Deze informatie zorgt ervoor dat je aan het begin van het budgetproces heldere uitgangspunten kunt definiëren, die gevalideerd en onderbouwd zijn.Hierdoor weet en begrijpt de organisatie beter wat er van hen verwacht wordt en wordt overmatige discussie en subjectiviteit voorkomen. Ook draagt het bij aan een heldere visie en wordt de focus verlegd van interne discussies, naar het verslaan van de markt en de concurrentie. Door kritisch naar je eigen bedrijf te kijken en jezelf open te stellen voor wat andere bedrijven doen, leg je de vinger op de zere plek en objectiveer je de discussie: laat doelstellingen en ‘goede prestatie’ geen mening zijn, maak gebruik van de rijkdom aan beschikbare informatie en baseer je budget op feiten.

TIP 2: Borg de lange termijn focus
Een valkuil in ieder budgetproces is korte termijn focus. Het gevolg is een kettingreactie van subjectieve besluiten, waardoor budgets het karakter krijgen van ‘vorig jaar plus X, of ‘vorig jaar min Y’, waarbij er over X en Y flink onderhandeld kan worden. Zorg ervoor dat het leiderschap voldoende zekerheid geeft op twee gebieden:

•   Wat in de aankomende periode de prioriteit heeft ten aanzien van de lange termijn strategie

•    Wat ambitieus maar wel haalbaar is in deze periode

TIP 3:  Laat de finance & control afdeling beschikken over objectieve marktinformatie
In de meeste bedrijven beschikken business owners (bv. divisiedirecteuren) over de meeste informatie: zij zitten het dichtst op de markt en kunnen buigen op veel ervaring ‘in het veld’. Finance & Control zit het verst van de markt af, waardoor het voor hen lastig is om in discussie te gaan over aangeleverde budgets. Wij zien in onze analyse dat Finance & Control in veel gevallen niet beschikt over de toepasbare objectieve marktinformatie. Goede vragen stellen kan altijd, maar een echte supportrol invullen, de business uitdagen en zelfs te kunnen corrigeren, is vaak lastig. Maak dit mogelijk door de Finance & Control functie te laten beschikken over objectieve marktinformatie, die zij zelf kunnen toepassen in het budgetproces.

TIP 4: Leg de lat hoger op de juiste KPI’s en vind de balans tussen realistisch en ambitieus
Uit onze analyse blijkt dat vooral de realisatie van vorig jaar meespeelt in het bepalen van de targets. Maar hoe presteer je op dit vlak als je jezelf vergelijkt met de concurrent? Kijk dus ook naar het gemiddelde in de markt plus die van je directe concurrenten in de afgelopen jaren. Bepaal vanuit hier waar je goed presteert en waar je verbeterambities liggen. Leg dit ten slotte naast wat er uit de intern aangeleverde budgets komt. Stuur niet alleen op marge, breng het denken vanuit rendement erin! Zo neem je ook de hoeveelheid kapitaal dat je nodig hebt voor de marge mee, hierdoor ontstaat een veel meer genuanceerd beeld van de prestatie van het bedrijf (en deze KPI is extra goed vergelijkbaar met andere bedrijven). In plaats van te kijken naar vorig jaar, stel vast wat werkelijk een goede prestatie is in jouw markt. Kijk hiervoor zowel naar je directe concurrenten, als naar bedrijven in aanpalende markten of met een vergelijkbaar bedrijfsmodel. Zorg dat je over goed vergelijkingsmateriaal beschikt.

Door data inzichten van buiten naar binnen te brengen, bijvoorbeeld over je concurrenten, kunnen wij  helpen jouw budgetproces dit jaar soepeler te laten verlopen, met een beter resultaat. Wil je meer weten over onze oplossingen zoals de concurrentiebenchmark? Benader ons via een belafspraak via deze link of rechtstreeks via onderstaande gegevens.

Wij denken graag met je mee!

Matthijs Ramaker
Business Development Manager
+ 31 (0) 6 272 394 09
matthijs.ramaker@annual-insight.nl

Ja, ik wil een demo

• Vrijblijvend
• Gratis
• Persoonlijk